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貸し会議室の上手な借り方

 貸し会議室を利用する企業や個人が増えていますが、設備タイプはいろいろあり、その利用法においては様々な形があるようです。
 企業などでは、一般的な月例の会議とか、個人の人では、新製品に対する講演会などが行なわれたりしています。
 そんな会議室利用には、使用したいと希望する人が、まず見積もりを取ると共に、仮申し込みなどを行います。借りる側と貸す側において、空き室状況や使用条件が一致することで、本申し込みとなり、予約が確定することになります。
 一般的にはこの時点からキャンセル料がいることになり、勝手にキャンセルが出来ない状態になりますので、注意が必要です。
 またこの時、大規模な会議になったり、飲食を伴うことになると施設スタッフとの打ち合わせが大事なことになります。


 会議室利用当日では、エントランスなどに受付の設置が必要とするケースが多く、その場合には、どこに受付を設定するのか、そして会場までの誘導はどうするのか、と言ったことも前もって施設スタッフとの打ち合わせの時に済ましておくことになります。
 当日では、早めに来られる方もいることから、時間前には設置を済ましておきたいと考えます。
 また、前もって確認事項に、座席のレイアウトなどがあります。スクール方式、シアター方式、コの字型、ロの字型、対面方式など、いろいろな形が考えられますので、席数と共に決めておく必要があります。
 主催者の好みの問題もありますが、目的とな会議の内容によって、配置を決めることが一般的と言われています。


 また会議に必要な設備機器の準備も忘れてはなりません。ホワイトボード、演題、スクリーン、プロジェクター、DVDデッキ等から、マイクの数は複数必要にもなる場合が、多くなります。
 また、LANケーブルなどが必要な会議もあります。会議を行なう側の希望を聞くことが出来ない会議室になってしまうと、二度と使用してくれないことにもなってしまいます。
 そんなことから、設備機器に関しては、いかなる準備も必要としますが、それ以前に主催者側の希望をキチンと聞くことが、大事なことになります。
 そこで、何が必要なのかを提案出来る会議室が、良心的な会議室と言われることになります。準備だけは、用意周到にする必要があるのが、貸し会議室の役目でもあるのでしょう。
 貸し会議室には、設備タイプが色分けされていることが多くなっています。借りる側が必要とする会議室の利用がベストな方法と言えるのでしょう。

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